Ter um livro caixa sempre em dia é essencial para manter um bom controle financeiro e prestar contas corretamente na sua empresa. Esse documento tem valor contábil e funciona como um diário das transações realizadas no negócio, incluindo todos os pagamentos e recebimentos.
Veja a seguir como fazer um livro caixa e por que é importante ter essa prática no dia a dia do seu negócio.
O que é livro caixa?
Livro caixa é um documento contábil em que as empresas registram suas movimentações financeiras em ordem cronológica. Esse processo é chamado de escrituração contábil e é fundamental para manter um diário de todas as transações que ocorrem em um negócio.
Dessa forma, as empresas devem manter um livro caixa sempre atualizado e fazer os lançamentos diários de receitas e despesas. De modo geral, todos os valores pagos e recebidos precisam ser escriturados no documento, com o objetivo de garantir a organização financeira e ter todas as informações registradas para prestar contas ao Fisco (órgãos de fiscalização, como a Receita Federal).
Para que serve o livro caixa?
O livro caixa serve para registrar o fluxo de caixa do negócio, ou seja, todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem na empresa. Essas movimentações podem ser realizadas na conta PJ do negócio, no próprio caixa e em meios de pagamento como cartão de crédito e débito, boleto bancário, Pix, transferências, etc.
Dessa maneira, o livro caixa centraliza a escrituração contábil da empresa, formalizando as transações que são realizadas diariamente. No Brasil, todas as empresas são obrigadas a manter um livro caixa e transmitir suas informações online por meio de declarações fiscais.
A única exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), que não é obrigado a ter esse documento. Já as outras empresas, mesmo optantes pelo Simples Nacional (regime tributário simplificado para micro e pequenos negócios), precisam realizar o processo formal de escrituração contábil e prestar contas de suas movimentações ao Fisco.
Como fazer um livro caixa?
Para fazer um livro caixa, é indicado colocar uma transação por linha, sempre em ordem cronológica, com os seguintes dados:
- Data do registro: o evento sempre começa pela data
- Histórico: a descrição da transação (ex: pagamento de conta, entrada de dinheiro de vendas, etc)
- Entradas: todos os recebimentos do negócio, como pagamentos de clientes e rendimentos de aplicações
- Saídas: todos os pagamentos feitos pela empresa, como faturamento para fornecedores, pagamento de contas, etc
- Saldo final: a diferença entre as entradas e saídas, que deve ser registrada ao final de cada linha, conforme são realizadas as movimentações.
Veja um exemplo de como preencher um livro caixa:
| Data | Histórico | Entrada | Saída | Saldo |
| 01/07/2023 | Saldo do caixa | R$ 5.000 | ||
| 04/07/2023 | Recebimento de pagamento de cliente | R$ 1.500 | R$ 6.500 | |
| 07/07/2023 | Pagamento de pedido de fornecedor | R$ 3.000 | R$ 3.500 |
MEI precisa de livro caixa?
Como vimos, o MEI não é obrigado a manter um livro caixa e registrar todas as suas transações financeiras. As obrigações do MEI são pagar uma guia de impostos mensais, manter um relatório de faturamento e enviar os detalhes dos rendimentos brutos todo ano por meio da Declaração Anual do MEI (DASN SIMEI).
No entanto, também vale a pena para o MEI manter um registro de suas movimentações para ter maior controle financeiro e facilitar a transmissão de informações na declaração anual.
Entendeu o que é livro caixa e por que manter esse documento no seu negócio? Então comece a registrar suas transações o quanto antes!